Wie sichert ihr eure E-Mails? / Gesendete E-Mails vermisst!

[Basti1904]

Hallo AH-Community,

wir schreiben das Jahr 2024 und sogar bei uns deutschen nimmt die Menge der Papierpost ab - die digitale Post erlangt eine höhere Bedeutung.

Ich vermisse immer mal wieder alte gesendete E-Mails von meinem GoogleMail Konto. Bislang erkläre ich mir dies damit, dass ich diese von meinem Laptop aus mit einem lokal installierten Outlook-Client gesendet habe (IMAP Synchronisation aktiviert) und deshalb von meinem Handy in der Gmail-App unter Gesendet nicht finde.

Unglücklicherweise hat sich der Laptop verabschiedet und ich hatte auch wichtige E-Mails zu einer nebenberuflichen Selbstständigkeit versendet.

Daher meine Fragen an Euch:

Wie stellt ihr sicher, dass wichtige E-Mails immer im Zugriff bleiben?
Achtet ihr bei der Nutzung von Outlook / anderen E-Mail Clients / E-Mail Apps auf bestimmte Einstellungen?
Kommt ihr mit den kostenlosen Postfachgrößen der gängigen E-Mail-Postfachanbietern aus oder bezahlt ihr dafür?
Habt ihr kostenpflichtige Hard- oder Software im Einsatz um euch vor dem Verlust eurer E-Mails zu schützen?
Falls ja, welche und wozu?

Ich kann mir gut vorstellen, dass sich manch anderer gleiche Fragen stellt.

Falls ihr eine der o.g. Fragen antwortet möchtet, würde ich mich über jeden Tipp oder Denkanstoß freuen. Vielleicht gibt es zu dem Thema ja auch allgemeinem Diskussionsbedarf.

Habt ein schönes Restwochenende!

 

[DOT2010]

@Basti1904
Mit POP3 (Post Office Protocol) holt ein E-Mail-Programm die E-Mails vollständig vom Server. Die Dateien sind danach nicht mehr am Server, sondern nur noch in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert. Mit IMAP (Internet Message Access Protocol) holt ein E-Mail-Programm nur die aktuell benötigten Informationen vom Server.

Ich belasse immer am Server, was aber gelöscht wird wird auch mit dem Server gesynct auch neue Ordner deren Struktur und Inhalte wenn also Mails in den jeweiligen Ordner verschoben werden. So kann man gleiches auf allen Geräten haben und alles wird sychronisiert wenn das ensprechende Gerät online geht. So kann man vom PC, Lappi, Tab, Handy & Co arbeiten und hat auch bei den anderen das selbe Ergebniss am Ende stehen.

Man kann auch eine Sicherung machen wenn nötig, gerade im Beruflichen falls da nicht noch ein Server mit Sicherheitskopien dahinter steht. Diese ideal nicht auf der gleichen Platte lassen, vor allem nicht am tragbaren Gerät das man verlieren könnte / gestolen werden könnte unterwegs.


PS: nur weil dein Lappi pfutsch ist heißt es nicht das die Platte defekt ist. Die könnte man falls diese nicht den Defekt darstellt ja auch auslesen.

 

[holms]

Bislang erkläre ich mir dies damit, dass ich diese von meinem Laptop aus mit einem lokal installierten Outlook-Client gesendet habe (IMAP Synchronisation aktiviert) und deshalb von meinem Handy in der Gmail-App unter Gesendet nicht finde.

An dieser Stelle ist das Problem. Offenbar hattest du nicht eingestellt, dass deine gesendeten Mails auch im entsprechenden Ordner gespeichert und synchronisiert werden. Das ist wichtig.

Wie stellt ihr sicher, dass wichtige E-Mails immer im Zugriff bleiben?
Achtet ihr bei der Nutzung von Outlook / anderen E-Mail Clients / E-Mail Apps auf bestimmte Einstellungen?

Ganz klar IMAP.

Wenn du die Ordner synchronisieren lässt, bist du auf der sicheren Seite. Du kannst davon ausgehen, dass dein E-Mail Provider (erst recht Google) eine bessere Sicherung macht als du.

Kommt ihr mit den kostenlosen Postfachgrößen der gängigen E-Mail-Postfachanbietern aus oder bezahlt ihr dafür?

Mit den 15 GB bei Gmail kommt man gut klar.

Solltest du zusätzlich trotz allem mal Backups machen wollen, mach es in Windows mit dem kostenlosen "Mailstore Home". Findet man auf der Seite des Anbieters.

 

[Basti1904]

@holms kannst du mir einen Tipp geben wo diese Einstellung getätigt werden muss oder nach welchem Begriff ich dazu weitere Suchen anstellen könnte?

Ich hatte damals nach dem erkundigen zwischen IMAP und POP3 tatsächlich die naiv Erwartungshaltung, dass sowas automatisch geregelt sei... ^^

 

[holms]

@Basti1904 Normalerweise finden E-Mail Clients die entsprechenden Ordner selbst, klappt automatisch.

Bei Outlook weiß ich gerade nicht, wo man das prüft/einstellt. Vielleicht jemand anders. Nutze Outlook nicht, da Microsoft immer eigene proprietäre Dinge veranstaltet und so in Zusammenarbeit mit anderer Software oder Diensten öfter mal Probleme verursacht.

 

[Joh]

Hallo,

meine Mailkonten sind per IMAP eingerichtet, POP ist mir zu unsicher und alt. Außerdem sichern die Provider da auch, wie schon von einem Vorredner beschrieben.
Für unterwegs wichtige Mails sind im Posteingang, unterwegs erledigte Mails kommen gleich in einen anderen Ordner, in meinem Fall nutze ich "Archiv". Der Rest wird auch unterwegs in den Papierkorb verfrachtet oder ohne Umweg gelöscht.
Soweit so gut, ich kann mir im Archiv noch Unterordner anlegen, behalte ich die Übersicht. Bei IMAP sollte der Posteingang nicht überlaufen, kann es Probleme geben.
Am PC arbeite ich mit Thunderbird, gleiche Einstellungen wie in FairEmail auf den Androiden. Dort habe ich aber die Möglichkeit vollständig erledigte Mails in lokale Ordner zu verschieben, damit verschwinden die auch im Androiden und beim Provider, ich habe sie aber lokal noch zur Verfügung. Wichtig ist hier natürlich auch eine Datensicherung, bei mir wird das gesamte TB-Profil in der täglichen Backup-Routine mit gesichert.