Formulare mobil vor Ort ausfüllen und mit S-Pen unterschreiben?

[Thomas_]

Suche nach einer Möglichkeit Arbeitberichte / Reparaturberichte / Lieferscheine / Quittungen vor Ort beim Kunden auf dem Note 10.1 N8000 zu erstellen/auszufüllen und dann mit dem S-Pen vom Auftraggeber bzw. Kunden unterschreiben zu lassen. Anschließend sollte das Dokument als unveränderlicher Anhang (pdf oder ?tif…) per E-Mail an den Kunden und unsere Auftragssachbearbeitung versendet werden. Zusätzliche E-Mailempfänger sollten möglich sein. Alle E-Mailempfänger sollten auf dem Dokument angegeben sein.

Es sollten vorbereitete Formulare oder eine App (oder was sonst möglich ist), die den Aufwand vor Ort minimieren, sein.

Am besten was, wo man selber die Formularvorlagen frei erstellen kann. Rechenfunktionen z.B. für die Zeiteinheiten sind nicht Bedingung.

Das Formular wurde bisher vor Ort von Hand ausgefüllt. Erstellt wurden die Formulare mit Word und anschl. ein Ausdruck per Kopierer vervielfältigt.

Vor Ort wird z.Zt. eine Kopie auf dem Kopierer/Fax des Kunden für den Kunden erstellt.

Kennt jemand eine praktikable Lösung für das Note 10.1 mit S-Pen die auf Standartsoftware erstellt werden kann (kein Dienstleiter)?

Vielen Dank

 

[timmylein]

Das Formular als PDF Datei auf dem Tablet speichern, mit Lecture Notes importieren, bearbeiten, ausfüllen per SPen, unterschreiben lassen.
Danach wieder exportieren und per Email versenden.

 

[Thomas_]

@timmylein: ...als PDF Datei auf dem Tablet speichern, mit Lecture Notes importieren, bearbeiten, ausfüllen per SPen, unterschreiben lassen.
Danach wieder exportieren und per Email versenden.

Vielen Dank für Deinen Lösungsvorschlag wobei mir folgendes nicht klar ist:
- Wenn ich ein vorbereitetes Lieferscheinformular habe muss vor Ort immer:
a) Art + Menge eingetragen werden
b) der Kunde unterschreiben
c) eine oder mehrere E-Mailadressen eingegeben werden
d) die EMail gesendet werden

ist das auch so gemeint von Dir oder müssen:
- die Vorgänge import- /export jedesmal durchgeführet werden?
- wird "Lecture Notes" einmalig benötigt oder muss das Formular damit jedesmal bearbeitet werden.
- hat die App "Lecture Notes" inzwischen auch eine Bedienoberflächen in D?

Bei der Lösung ist zu berücksichtigen das die Nutzung vor Ort nicht gerade durch techn. versierte Mitarbeiter erfolgt.
Bei der Eingabe der Texte sollte man zwischen Stift- und Tastatureingabe wählen können.

 

[timmylein]

An sich muss nur einmal importiert werden , bearbeiten per Spen , d. h. Eintragungen in vorbereitete Felder und das fertige Formular per Email versenden.
Die Bedienung in Lecture Notes ist leider in Englisch , aber Worte wie Import, Export , Share werden doch auch ohne große Sprachkenntnisse verstanden.
Export in die Dropbox wäre auch eine Alternative.
Für den geplanten Einsatz wäre ein mobiler Drucker super , ich weiß nicht , ob es so etwas in Verbindung mit Android schon gibt ?


Das Formular muss natürlich pro Kunde neu importiert werden .

 

[Thomas_]

Habe versucht mich schlauer zu machen: Die App "LectureNotes" ist wohl ausschließlich für handschriftliche Texteingabe gedacht, hier ist aber nur eine handschriftliche Unterschrift zwingend. Die übrigen Eingaben sollten ganz "normal" wie mit Tastatur geschrieben sein, auf keinem Fall in Schreibschrift. Die Handschriften sind oft sehr schwer zu entziffern.

 

[timmylein]

Wenn Du beides brauchst , bleibt nur SNote , da funktioniert die Bearbeitung mit Tastatur und Spen plus Umwandlung der Handschrift in Tastatur.

 

[blablub911]

Die Textumwandlung ist Teil der Samsung Tastatur und geht in allen Apps. Einfach mit LectureNotes in der Datei ein Textfeld markieren und schön öffnet sich die Tastatur und man kann losschreiben.

 

[alpha_de]

Das kann aber alles auch bereits der Adobe Reader und das ganz ohne Im-/Export direkt ins PDF.

 

[Thomas_]

"Bei der Lösung ist zu berücksichtigen das die Nutzung vor Ort nicht gerade durch techn. versierte Mitarbeiter erfolgt."

Um das nochmal weiter zu präzisieren: Die Anwendung gleicht der bei den Paketdiensten, wo bei der Auslieferung der Empfänger der Pakete den Empfang auf einem Gerät per Unterschrift bestätigen muss. Nur das hier der „Fahrer“ vorher die „Lieferung“ und die E-Mailadressen über die Tastatur eingeben muss.

Der ursprüngliche Beitrag von 07:47 Uhr wurde um 07:59 Uhr ergänzt:

@alpha_de: "Das kann aber alles auch bereits der Adobe Reader..."

Welchen meinst Du, ich finde da mehrere bei Google wie z.B.:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.adobe.reader&hl=de
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.qoppa.activities.noteskey
...


P.S. Die letzten Änderungen in der Oberflächen/Ansicht von Google Play Apps tragen für mich nicht gerade zu einer besseren Übersichtlichkeit bei, ist eher eine Kaufverhinderung. Da hat mir die alte Version erheblich besser zugesagt und man bekam auch mehr Infos zu den Apps.

Nach meiner Meinung ein gutes Beispiel für eine Verschlimmbesserung.

 

[Usnea]

Hallo Thomas,

bei der von dir gewünschten Bearbeitung der Formulare vom Kunden auf dem Note 10.1 sehe ich keine größeren Probleme. Das geht auf jeden Fall mit dem Adobe Reader (Link 1) aber auch die zweite App scheint dazu in der Lage zu sein, wenn ich mir die Beschreibung durchlese. Das ist dann wohl Geschmackssache.

Die größere Hürde wird aber meines Erachtens sein, das PDF-Dokument als ausfüllbares Formular anzulegen bzw. vorzubereiten. Das heißt in deinem konkreten Fall, dass die z.B. in Word statisch angelegten Platzhalter für Text (Name, Anschrift, alles innerhalb der Tabelle etc.) in ausfüllbare Felder umgewandelt werden. Das ganze stellt sich dann so dar, dass man im Adobe Reader auf den entsprechenden Platzhalter klickt/tippt und sich dann innerhalb dieses Platzhalters ein Textfeld öffnet, in welches man einen Text über die Tastatur des Note eingeben kann.

Allerdings gibt es nun mehrere Möglichkeiten ein solches Formular zu erstellen. Du kannst zum Beispiel das Formular wie bisher in Word anlegen und als PDF speichern und im Anschluss mit dem Acrobat Pro die statischen Elemente umwandeln.
PDFs ausfüllen, Formulare in ausfüllbare PDFs umwandeln | Adobe Acrobat XI
http://help.adobe.com/de_DE/acrobat/pro/using/WS58a04a822e3e50102bd615109794195ff-7e0d.w.html
Wenn du allerdings keinen Acrobat Pro hast, bringt dir das recht wenig.

Ein andere Möglichkeit gibt es wohl über OpenOffice. So könntest du entweder die Formulare gleich in OpenOffice erstellen oder ein in Word erstelltes Dokument entsprechend bearbeiten. Ich hab allerdings keinerlei Erfahrungen damit.
Ausfüllbare PDF-Formulare erstellen - Open Office - Office & Organisation - PC-WELT

Ein dritte Möglichkeit die mir noch einfällt ist, das Formular komplett im Word zu erstellen und auch als Word Dokument zu belassen und dann auf dem Note 10.1 z.B. in PolarisOffice zu bearbeiten. Hier hab ich dazu mal ein recht anschauliches Video gefunden:

http://www.youtube.com/watch?v=AONf0ZVGYcY

Ich hab das grad mal mit Word für Mac getestet, dort klappt das allerdings nicht so gut wie im Video, wo mit der Windowsversion gearbeitet wird.

Es gibt sicher auch noch weitere Möglichkeiten und Programme, das ist aber das was mir jetzt spontan einfiel und ich auch in der Kürze der Zeit finden konnte. Die Möglichkeiten zu testen ist mir leider grad nicht möglich, ich würde aber versuchen ein ausfüllbares PDF-Dokument zu erstellen und im Adobe Reader ausfüllen zu lassen. Die Unterschrift kann dann auch per Handschrift eingegeben werden. Der Entsprechende Platzhalter kann dann statisch bleiben.

Also kurz zusammengefasst:
Möglich ist es auf jeden Fall, es kommt aber auf die entsprechende Vorbereitung an.

Ich hoffe ich konnte dir damit weiterhelfen.

 

[Thomas_]

Hallo @Usnea, erstmal Danke für die ausführliche Antwort. Den zu CS4 gehörenden Adobe Acrobat 9 Pro habe ich, nehme mal an, das es damit auch gehen müsste. Aber: bist Du Dir sicher das man die damit erstellten Formulare auch mit der Reader-App auf dem Note 10.1 bearbeiten bzw. ausfüllen (mit Tastatur und Handschrift per SPen) und anschl. per mail versenden kann?

 

[Usnea]

100%-ig sicher bin ich mir da nicht, da ich es zur Zeit nicht testen kann. Aber da ich davon ausgehe, dass zwischen der App und der PC-Anwedung bezüglich der Berechtigungen kein großer Unterschied besteht, müsste das eigentlich machbar sein.

Mit dem Acrobat 9 Pro klappt es auf jeden Fall. Die entsprechenden Werkzeuge findest du unter Formulare > Felder hinzufügen oder bearbeiten (um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen) und dann wieder über Formulare > Formular-Werkzeuge. Der Rest sollte sich eigentlich von selbst erklären.

Im vorherigen Post habe ich noch ein Link eingefügt, ich weiß nicht ob du ihn schon gesehen hast, deshalb hier nochmal:
Adobe Acrobat Pro * Reader-Benutzern das Speichern von Formulardaten ermöglichen

Diese zusätzliche Einstellung ermöglicht es, das ausgefüllte Formular auch im Adobe Reader zu speichern, was wohl sonst nicht möglich wäre bzw. könnte man ohne die Einstellung wieder nur das Blanko-Formular speichern. Diese Einstellung ist dann aber für das Nutzen des Readers auf dem Note 10.1 wichtig.
Ich habe aber grad festgestellt, dass sich der Link auf Acrobat 10 bezieht. Bei Acrobat 9 findest du die Funktion über:
„Erweitert“ > „Funktionen in Adobe Reader erweitern“.

Es ist zwar alles mit ein wenig Vorarbeit verbunden, aber letztendlich ist es meiner Meinung nach die beste Lösung.
Ich werd dies heute Abend auf jeden Fall mal testen, da es mich nun selbst interessiert.

 

[Thomas_]

@Usnea: Schon sehr merkwürdig die Begrenzung auf max. 500 ausgefüllte Formulare (Dein letzter Link). Bleibt die Frage, ob die pdf-Apps andere Quellen auch davon betroffen sind.

P.S. Wieder ein Punkt zukünftig Produkte dieser SW-Schmiede zu meiden. Aber deren Produkte/Lizenzen sollen zukünftig ja eh vermehrt nur noch Online verwendbar zu sein.

 

[Usnea]

Diese Begrenzung gilt, so wie ich das verstehe, aber nur für das direkte Versenden über Acrobat. Da gibt es mittlerweile neue Spielereien mit direkter Datenauswertung etc. aber ich sehe da auch nicht wirklich durch und hab mich da auch bisher nicht mit beschäftigt. In der Hilfe von Acrobat 9 tauchen diese Einschränkungen auch noch gar nicht auf.

Ein lokal gespeichertes PDF kann man jedenfalls X-mal per Mail versenden und darauf kommt es in deinem Fall auch an.

 

[Usnea]

So, ich hab zwar gute aber leider auch schlechte Nachrichten. Also das Ausfüllen von vorher erstellten Formularen klappt mit der Adobe Reader App einwandfrei. Dazu hab ich ein Formular in Word erstellt (Anhang 1) und im Acrobat 9 automatisch Formularfelder erstellen lassen (mit dem manuellen Erstellen lassen sich auch noch bessere Ergebnisse erzielen. Auf dem Note hab ich dann die Felder per Tastatur ausgefüllt und die Unterschrift per Stifteingabe erstellt (Anhang 2). Das Formular lässt sich sogar direkt aus dem Reader über eine entsprechende Email-App versenden.

Nun zu den schlechten Nachrichten, die leider gravierend sind. Erstmal gibt es kein "Speichern unter" oder "Kopie speichern". Heißt die Originaldatei wird überschrieben. Dies ließe sich noch lösen indem man bereits mehrere Blanko-Formulare auf dem Note unter dem Namen des entsprechenden Kunden abspeichert und dieses dann öffnet. Oder man legt sich das Blanko-Formular in die Dropbox und holt es sich bei bei jedem Kunden neu. Erfordert allerdings auch die 3g-Variante vom Note. Ist zwar nich ganz praktikabel aber lösbar.
Die noch schlechtere Nachricht ist, dass das ausgefüllte Formular jederzeit wieder bearbeitet werden kann. Im Acrobat kann man ein digitales Signaturfeld einfügen. Nachdem man sich eine digitale Signatur erstellt hat, kann man die ausgefüllten Formularfelder mit einem abschließenden signieren durch, z.B. den Mitarbeiter, sperren. Leider erkennt die App dieses Feld nicht. Ich kenne nun spontan aber auch keine weitere Möglichkeit dies zu lösen.

 

[Thomas_]

Hallo @Usnea, inzwischen habe ich das auch soweit nachvollziehen können. Vielen Dank für Deine ausführliche Beschreibung/Vorbereitung/Mühe.

So ist es zumindest nicht verwendbar, mal sehen ob es nicht doch anders geht.

Inzwischen habe ich die App "Quittungsblock" angetestet die vom Prinzip her die Anforderungen erfüllt, müsste man nur entsprechend anpassen lassen. Keine Ahnung ob es noch was ähnliches gibt was mehr in Richtung Lieferschein/Reparaturbericht geht. Wobei eine reine Grafik auch nicht ganz das ist was ich mir vorgestellt habe.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.Quittungsblock

 

[alpha_de]

Schau Dir mal im Samsung App Store Sign Doc Mobile an (gibt es auch im Play Store)

SOFTPRO - Signing on Tablets and Smartphones: SignDoc Mobile Apps for Android, iOS and Windows 8

Das sieht mir eigentlich genau nach dem aus, was du suchst.

 

[Usnea]

Grad gefunden und nahezu perfekt für deine Anwendung: https://play.google.com/store/apps/details?id=biz.binarysolutions.fasp

Mein Kurztest eben hat mich zumindest überzeugt.

+ es ist mehr oder weniger deutsch
+ einfache Eingabe über Tastatur und übersichtlicher Aufbau
+ alle Formularfelder werden mit dem Namen erkannt unter dem sie im Acrobat erstellt wurden
+ nach dem speichern nur in dieser App veränderbar nicht im Reader
+ wird unter einem neuen Namen abgespeichert
+ direkt per Email versendbar
+ handschriftliche Unterschrift möglich

- externe SD Karte wird nicht automatisch gefunden bei der Dateiauswahl, erst nach Eingabe des Pfades

! klappt nur mit als Formular angelegten PDFs
! die Unterschrift ist nur möglich wenn im Acrobat ein Signaturfeld eingefügt wird (das von dem ich vorher sprach bezüglich des Sperrens der Felder)
! für die Unterschrift muss eine zusätzliche Bibliothek installiert werden, die !!!nicht über denPlayStore!!! heruntergeladen wird. Avast meckert aber nicht

Ich hoffe das ist was für dich. Ansonsten gibts wohl nur noch komplizierte Wege...

 

[Darkman]

Du kannst die PDF auch als Vorlage in SNote importieren!

So habe ich es mit meinen Serviceberichten gemacht.

Hier https://www.android-hilfe.de/forum/samsung-s-note.1073/how-to-snote-vorlagen-austauschen.382346.html habe ich mal beschriebe wie das geht.

Wenn du Fragen oder Probleme damit hast melde dich!

 

[Mr.Yellow]

Mit dem Thema beschäftige ich mich derzeit auch.
Grossartig mit Acrobat Pro Formulare selbst erstellen, dazu fehlt mir aber die Zeit.
Hab im Playstore dazu ein paar Apps gefunden:
https://play.google.com/store/apps/...medium=appbrain_web&utm_campaign=appbrain_web
https://play.google.com/store/apps/details?id=biz.binarysolutions.fast
https://play.google.com/store/apps/...wOSwiY29tLmRpb21vLmZvcm1zLmRhdGFkcm9pZHBybyJd
https://play.google.com/store/apps/...=W251bGwsMSwxLDEwNCwiY29tLmFjdHNvZnQuYXdmIl0.
Vielleicht ist bei denen etwas brauchbares dabei.
Soviel ich das verstanden habe schicke ich denen einen Scan, PDF oder Bild von meinem gewünschten Formular und die erstellen mir das passend.
Hört sich doch einfacher an als der Umweg über Acrobat pro.